建立组织内部知识案例库的项目复盘

大家好,我是瘦马,跟大家分享一个建立组织内部知识案例库的案例。

 

我所在的检测行业,从业人员主要工作是使用仪器对检测对象进行测试,并围绕检测的准确性和及时性开展相应的配套工作,每天都产生大量数据,还有散落信息,以及碎片化知识,还有员工在工作中积累的经验,这些都是构成组织知识能力的重要要素。

 

其中,数据和信息这些客观的素材可以通过标准化命名和存储的方式形成沉淀,但人员经验这类主观性强的知识如何有效沉淀下来,是一直困扰管理者的问题。都说把别人的钱装入自己的口袋,和把自己的想法装进别人的脑袋难;但在组织里,把员工的经验从脑袋里拿出,也是极不容易的。

 

很多组织都建立了SOP,确保新人能尽快上手,但经验型的内容不是SOP可以解决的,经验的有效沉淀和传递,是很多企业管理容易忽略的地方,当发生人事变动时,容易导致经验断层管理成本加大。另外,如果组织的经验沉淀能够得到持续丰富和迭代,也会提升组织持续赚钱的能力。

 

我们在几次人事变动中深切认识到这个问题,启动了建立组织内部知识案例库这个工作。这个工作推进中走了很多弯路,目前该工作已经告一段落,形成良性闭环,现在复盘。总字数约2000字,阅读时间约6分钟。

 

这个工作需要解决两个问题,一是意愿问题,二是能力问题(怎么写)。但首先要解决的是能力问题,以免员工一开始就把不会写当做推脱的借口。

 

写作能力问题

能力问题是通过建立模板的方式,降低员工对于编辑能力的要求,专注在内容表达上。

 

具体做法是通过对员工工作内容、工作方式等进行拆解分析,结合管理要求,把案例分为管理案例,技术案例,综合案例三类,每类案例设定参考模板,包含不同信息,管理案例包含案例背景,要素分析,采取措施,经验总结;技术案例包含案例背景,要素分析,技术手段,经验总结。

 

建立模板后,分别编写对应示范案例,然后实施培训宣贯,让员工掌握案例编写的要求。因为已经模板化和模块化,培训宣贯就比较容易了,员工再以“不会写”为借口,那就按照态度问题处理了。

 

写作意愿问题

对于把东西从脑袋里拿出来,员工是抗拒的,既有教会徒弟饿死师傅的私心,也有徒增工作内容的排斥。

 

最开始通过正激励的方式,即写一篇案例奖励多少绩效分,绩效分跟薪酬挂钩。但这个方式效果不明显;提交的案例寥寥无几。

 

*为什么员工不愿意写案例拿激励?写案例所花的时间,将脑袋里的经验拿出来的价值损失,相比拿到的奖励,不划算。

 

*加大奖励的额度能否达到效果?肯定可以,所谓重赏之下必有勇夫,但是从组织效益来讲,经验沉淀是组织付出薪酬后理应获得的,如果这个基本的要求都要通过重赏才能推进,开了这个口之后以后的管理举措都会受到影响。而且可能会引起员工会把检测工作跟写案例本末倒置,影响基本工作。

 

既然从“写了拿到的好处”不能起到拉动作用,那就换个方向,从“不写产生的损失”出发进行调整。

 

具体的做法如下:在权衡了KPI和任职资格(相当于内部职称)的利弊之后,选择任职资格为管理切入,在任职资格行为标准上,增加知识案例提交的要求;要求每年必须提交四篇案例,对于入库(相当于精华案例)案例有相应加分。

 

相应的管理配套:

1.建立案例评审机制,由6名评审人员组成,根据同样的维度进行打分,去掉最高分和最低分后以平均分作为最后得分,得分超过80分即达到入库条件;允许员工将以前写过的案例修改后再参评,以达到质量上的要求。对于入库的案例予以相应金额的奖励,半年度为一个周期,进行优秀案例评选,评为优秀的案例有机会在公司内进行演讲交流;而公开场合的展示,又是任职资格的加分项。

 

2. 案例标准化管理的机制。建立统一命名的机制(比如案例名称-类型-作者),明确案例提交的程序、对接人和时间点,明确案例上传、查阅等的SOP。

 

3.建立案例运用的载体。要解决案例怎么用的问题,让员工觉得所写的案例确实对组织产生作用从而产生成就感,而不是提交完之后就躺在某一个不知道的角落。早期短暂尝试过内部网络共享盘、外部论坛等载体,都因安全性和保密性的问题停止了,后面通过建立一个内网才可以登录的网站,加水印、后台有浏览记录、不允许下载等手段解决信息安全和信息分享的问题。

 

应用及持续优化

由于提交案例跟任职资格绑定,如果提交案例数量不够,或者未达到入库要求,都会对该项得分有影响;第一年实施的效果还不错,总共收到80多篇案例;

但随之有新的问题,有些老员工抱怨原本需要几年才摸索出来的经验,一些后入职的员工通过案例学习再加实践就掌握了,但自己面临着新领域的摸索无人指导的局面,言外之意就是自己作为探路者很辛苦成果慢,后来者在案例库中可以占到便宜。(其实这是管理者希望看到的局面)。

 

考虑到探路者切实的困难;对于高级别的人员降低数量要求,改成质量的要求,从每年至少提交4篇案例,改成每年至少有2篇入库案例。

目前案例机制已经稳步运行,目前案例库已有案例400多篇,且在持续增加中;今年独立运作之后,也有媒体矩阵在做宣传推广,案例库发挥了巨大的作用,公众号的素材基本从里面挑选。案例编写和应用形成良好闭环。同时,我们也多了评价员工能力和素质的一项输入,也确实有员工在过程中脱引而出,被得到肯定。

经验总结

总结这个案例,有几个经验分享如下:

1. 员工的总结分享意愿是整个工作最核心的问题,我们前面的很多管理试错和调整,都是围绕这个问题进行的;

2. 评价和应用机制是给员工仪式感和正反馈的方式,能起到润滑剂和助推剂的作用;

3. 标准化管理手段是推动形成闭环的重要基础;

4. 信息安全和分享的矛盾,可以用工具解决。

PS 有一个锦上添花的问题目前还没有得到很好解决,就是对于案例贡献度评价的问题;我们尝试过通过阅读量、点赞次数、被引用次数(参照科技论文的做法)、被培训新人打分等方式进行,但效果都不佳;希望能得到大家指点。

来自: 生财有术瘦马

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