见面会的流程形式有哪些?怎么组织活动开展活动?

见面会复盘和建议总结

这次上海线下见面会,我既是组织者(线上团队),也是参与者。外加上之前参与广州、北京的见面会,从见面会这个产品而言,应该能算重度体验者。

从组织者的角度来看,见面会线上团队的组织流程有涉及以下这些点:

  • 选定线上志愿者团队成员
  • 安排志愿者汇总信息
  • 邀请志愿者进大群,并且提醒修改昵称
  • 分配志愿者添加所负责组的好友
  • 整理分发电子邀请函
  • 组长选定和联系确认
  • 拉小组群,推进大家提前完成自我介绍
  • 分享者选定与沟通
  • 非活动参与者微信情况确认
  • 发放参会指南
  • 发放各组的分组主题
  • 见面会当天的临时通知(一般是中午)
  • 夜话房间安排和细节通知

另外就是,各种突发状况安排,例如联系不上对应的会友(添加不上,提供微信不对,手机没接或忙音),报名是否截止,新增报名人员怎么安排,邀请函需要更换名字,会友需要调换分组,高风险地区会友的处理,因某种突发特殊情况无法前往见面会,会友来的比较迟时工牌和餐券的领取等。

其实工作量比线下团队还是要少很多,不过也比较琐碎,而且应对的速度要比较快。

后续我也会从组织者的角度来多思考,怎么样提升会友的体验,提高志愿者运转的效率等,保证线上团队更加良好地运行。

从参与者的角度来看,各个环节的体验和建议

1.分组

其实分组这个环节,参与者是无感知的,因为在邀请进群的时候,实际上已经分配好对应的组,正常情况,也不会再进行调换。但是分组的安排,实际上会对后续很多环节的体验造成很大的影响。我认为,一个好的有效率的分组方式,可以显著提升见面会的效果。

因为见面会常规会有400多人,正常人也不可能完成跟所有人的链接。分组首先一个目的,就是让大家能够小范围内跟组内的成员有更深入的链接,不管是初期的自我介绍,私下交流,见面会时的聚餐合影,乃至夜话的深度参与。以小组为基础确实至少能有一定的效果保证。分组是一项耗费精力巨大的工作。最理想的情况是从参会的400多个人的自我介绍中,筛选经历、资源、需求,能够匹配的人员,放入对应的小组中。目前这个过程对我来说还是黑盒,不太清楚具体的细节。但是判断精细化分组单纯由人力来完成的话,难度很高,花费时间。所以目前最可能的分组逻辑,应该就是从大家填写信息时,选择的1到2项感兴趣主题,进行分组。

所以我也在思考,是否可以使用一定的技术,来完成初步的分组,后面再微调。例如,可以提取大家资源/需求中的关键字,进行匹配,优化分组的效果。

2.自我介绍

其实自我介绍是一个非常重要的环节。打造一个良好的,让人有印象的自我介绍非常重要。

自我介绍,在见面会里,就是一张个人主页,也是大家认识你乃至可能跟你初步链接的窗口。但是要写好一个自我介绍,真的不太容易。因为我们大部分人,太容易把自我介绍当成简历来做了(包括我自己)。

大家想想看,在见面会这样的大群里,我们可能在4天时间里要面对两三百份“简历”。什么样的简历可以给你留下深刻的印象,甚至能让你产生链接的冲动?一定不是一份超长的工作履历,因为你甚至没有时间看完。所以把自己的过往履历,浓缩成精华。这是第一步。大部分也不会太关心你的过往,更关注你的现在和将来。而且很多时候,你对大家产生的价值,也是非常重要的。因为链接本身,其实就是价值交换的过程。所以如果你越能够把自己独特的价值体现出来,想要跟你链接的人可能就越多。

就拿我自己举例,其实我在的行业是游戏行业,跟大部分人业务需求都没有交集,所以正常情况,确实不太会有人有这个需求跟我链接。

但是我自己一个特长,应该是算比较突出的。我阅读速度很快,记忆力强,还有小小的强迫症,所有新的帖子,我是一个都不会错过的。而且我长期有收集的习惯,以上几点,就形成了我自己本身,就是一个索引。不管你是什么需求什么领域的什么知识,我都能很快从自己脑海的索引中调用,搜索到对应的信息。

包括,大家想要知道某个领域的牛人,如果我有看过帖子的,基本上都会有印象。现在不管是内界还是外界的,还是处于信息过载的阶段。所以我觉得基于这个点,跟大家产生链接,应该是我自身除了业务以外,最有价值的。

大家也可以捋一捋,是否自己身上有这样的特别之处?尤其是通用领域的特长,如果有,那么在个人介绍里强烈建议体现出来。所以大家可以不断完善自己的个人介绍,形成1.0、2.0这样迭代的版本,最终肯定能让链接的转化率提升。另外我们官方组织者,也可以考虑是否有更好的方式,能让大家的自我介绍有个比较清晰的呈现。如果有可能的话,能支持搜索就更好了。

3.组长

组长这个位置是一个非常关键的承接者,一方面,需要理解线下见面会的目的和价值观,另外一方面,又需要把这个价值观很好地传递给自己的组员。

首先,是破冰。在小组内,大家都还不认识的情况下,破冰就非常的重要。因为大多数人都不是主动的,甚至有的可能还会抗拒。我见过比较好的小组,破冰都是从怎么加入这个团体开始的。所以推荐大家可以从这个切入点入手。

另外有一些小组的凝聚力非常强,甚至组长提出作业,大家完成作业也是积极踊跃。这个也不得不赞一个,当然能做到这种配合度的小组也是少之又少。

然后是了解组内成员的基本情况。优秀的组长,甚至可以根据组内的成员情况,给出基本的链接建议,这就很厉害了。

再接着就是额外的组内活动组织,例如提前进行小规模的聚餐,可以在见面会的前一两天倡议,增进互相了解,这也能够提升参会人员的体验。以及活动当天带领大家合影,提升凝聚力和纪念意义。

然后就是夜话环节的组织,不同组长对于夜话节奏的把控能力不同,引导能力不同,都会影响夜话最终的效果。

最后是组长理解,重点交代几件事情:

  1. 大家过来,就是要积极主动,才能够获取有价值的信息。
  2. 开展话题的技巧,推荐的精华帖还是经久不衰。
  3. 不拘泥于小组的形式,只要对于提升自我有帮助的,都可以自行去链接和寻找答案。
  4. 提供了三十个小组的组长介绍汇总。方便大家链接。

总结:挑选组长时,奉献精神+积极主动>本身履历。很多能力很强的,不一定适合或者喜欢做组长。

我们在做信息填写的时候,甚至也可以前置这个环节,把组长要做的事情,要表达的价值观,有可能获得的好处,都罗列进来,让大家自行确认是否要申请担任组长。优秀的组长可遇不可求。所以每一次的见面会,复盘优秀组长的表现,加入到SOP里。让优秀组长的出现,不再是偶然。

4.见面会当天

见面会当天,嘉宾分享环节,大家一定都有自己的感悟。

重点提一下中午的安排。因为北京见面会我也有参加过,场地有两个,自助用餐相对上海体验会好一些。但是400多个人的自助,限于不同酒店的条件不一样,确实比较难都能提供良好的用餐体验。如果大概知道自助用餐的容量,也可以进行错峰用餐,也就是按组分配用餐时间段。没在用餐时间段的,可以先自由活动。

其实中午反而是一个大家轻松链接的好时机。不一定小组都要坐在一起,因为场地限制也很难满足这个条件。三两个随机链接的,或者是见面会前约好线下要见面的,都可以约起来。聊的差不多了,继续找下一个。因为线下见面,跟单纯线上聊,真的是完全两种不同的体验。你能看到他的容貌,能听到他的声音,看到他的肢体语言,有了更立体的感受。而且有了线下见面的基础,再回到线上的时候,你对他的信任度,也会有了极大的提升,深度链接也就更容易进行。所以见面会当天,对于自己想要接触的对象,尽可能多地提前约,进行短链接,也是非常有意义的。

5.夜话

夜话环节,在我看来,是见面会最有价值,也是最难做好的一个环节。

首先是时间,7点半开始的夜话,其实大部分情况时间是不够的。正常每个房间10个左右的会友,每个人自我介绍10分钟的话,已经过去了100分钟,也就是接近2个小时。(其实大部分组的自我介绍都已经超过这个时间了),有的时候某一些组甚至会出现尴尬的场面,夜话甚至都快结束了,还有组员没有来得及做自我介绍,这个体验可想而知。所以夜话本身流程的梳理,也是非常重要的,能让大部分组长,有一定的节奏把控意识,这样最终的效果也会好很多。

然后就是夜话部分成员因为有比较明确的需求,是会去其他组交流的。所以某一些组人爆棚,某一些组就剩几个人交流。

另外夜话本身因为分组的不确定性,在交流时,未必所有人的话题都是你感兴趣的。有一些阶段不同、有比较明确提升目的的圈友,可能就会觉得价值不够。这可能也是比较突出的一个矛盾。这两个方面,我暂时也没有想到比较好的解决方案,或者说以当前夜话的组织形式,没有做大的改变,可能情况都差不多。除非是以部分明确主题组(不仅仅是大分类,可能是需要更细节的问题性分类,比如说引流怎么做),部分自由发挥组这样的搭配来组织。但是组织难度可能也会相应增加。

不管怎么样,从广州见面会,到北京见面会,再到上海见面会,我能够明显感受到,见面会的组长越来越积极,见面会的效果越来越好。积极收集对于见面会的建议,努力给大家打造更好的见面会体验。

本文作者:焦波 | 水镜

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